Datenschutzinformationen für Bewerberinnen und Bewerber
Informationen zum Datenschutz gemäß Art. 13 und 14 DSGVO für den Einsatz und Betrieb des Bewerbermanagementsystems
Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber,
in Zusammenhang mit dem Einsatz und dem Betrieb des Bewerbermanagementsystems erheben wir Ihre personenbezogenen Daten.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Nach der DSGVO sind wir dazu verpflichtet, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte zu informieren. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informiert sind, nehmen Sie bitte die nachstehenden Informationen zu Kenntnis.
Alle eingereichten Unterlagen und Informationen verwalten wir über das von uns eingesetzte Bewerbermanagement-Tool SmartRecruiters. Weiterführend beachten Sie bitte die Datenschutzrichtlinien von SmartRecruiters und die Nutzungsbedingungen von SmartRecruiters.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Die Datenschutzhinweise gelten für alle Vitos Gesellschaften. Datenschutzrechtlich verantwortlich ist diejenige Gesellschaft bzw. Einrichtung, bei der Sie sich bewerben.
Die Kontaktdaten finden Sie auf unserer Homepage unter: https://www.vitos.de/legal-information/datenschutz/datenschutz-verantwortliche
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Da das Bewerbermanagementsystem gemeinschaftlich bei Vitos genutzt wird, sind alle Vitos Gesellschaften gemeinsam verantwortlich.
Die Vitos Gesellschaften haben in einer internen Rahmenvereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten nach DSGVO festgelegt.
Dort ist insbesondere festgelegt, dass für datenschutzrechtliche Anfragen die Stabsstelle Konzerndatenschutz Ansprechpartner ist.
Weitere Details zur Vereinbarung können Sie bei dieser Stelle unter datenschutz(at)vitos.de erfragen.
2. Wer ist der/die Datenschutzbeauftragte?
Bei Fragen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Gesellschaft wenden. Die Kontaktdaten finden Sie auf unserer Homepage unter: https://www.vitos.de/legal-information/datenschutz/datenschutz-beauftragte
Übergeordnete Ansprechpartnerin für den Datenschutz im Konzern ist die Konzerndatenschutzbeauftragte, erreichbar unter datenschutz(at)vitos.de.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
Die Datenverarbeitung dient der Durchführung des Bewerbermanagementprozesses zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit einer Vitos Gesellschaft. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 1 S. 1 HDSIG (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).
Weitere Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, z.B. für die Aufnahme in die Vitos Talent-Communities sowie die Kommunikation über WhatsApp.
Für interne Bewerber gilt darüber hinaus die Konzernbetriebsvereinbarung zum Bewerbermanagementsystem, gem. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 23 Abs.1 S. 2 HDSIG.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit) verarbeiten wir nur, wenn Sie diese freiwillig im Rahmen Ihrer Bewerbung bereitstellen, dies erfolgt ebenfalls auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung erforderlich sein.
Für die Sicherstellung des reibungslosen Betriebs des Bewerberportals, der Datensicherheit und der Optimierung unseres Angebots erheben wir Protokolldaten, auf Basis unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weiterhin leiten wir für interne Verwaltungszwecke auf Basis unseres berechtigten Interesses ihre Daten ggf. an die jeweils zuständige Fachabteilung im Vitos Konzern weiter, um Ihre Bewerbung schnellstmöglich zu bearbeiten.
4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?
Zu oben genannten Zwecken verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen: …
- Stammdaten (Vor- und Nachname, Adress- und Kontaktdaten)
- Daten aus der Bewerbermaske (E-Mail-Adresse, Angaben zur Ausbildung- und/oder Berufserfahrung)
- Angabe von persönlichen Profilen auf LinkedIn, Xing, X oder eigener Website
- Ihr Anschreiben/Motivationsschreiben, Ihr Lebenslauf, sowie ggf. Ihr Foto
- Ihre Nachricht an das Hiring-Team
- sonstige Nachweise und Qualifikationen (Zeugnisse, Referenzen, Zertifikate, Approbationen, …)
- Online-Nutzungsdaten bzw. Protokolldaten im Zusammenhang mit der Nutzung der Bewerbermanagementplattform (z.B. IP-Adresse, Browserinformationen, Uhrzeit, Datum des Zugriffs)
- Kommunikationsdaten, insb. bei Kommunikation über WhatsApp
- Interne Beurteilungen wie Notizen, die z. B. im Rahmen der Telefoninterviews oder Bewerbungsgespräche entstanden sind
In einigen Fällen setzt Vitos Telefon- oder Live-Video-Interviews als Medium für Auswahlgespräche ein. Diese Gespräche werden nicht aufgezeichnet, und es werden keine softwaregestützten Auswertungen verbalen und nonverbalen Verhaltens vorgenommen.
Über diese Kategorien hinausgehende Daten, die Sie selbstständig und freiwillig im Rahmen des Bewerbungsprozesses bereitstellen, werden ebenfalls verarbeitet.
Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO fallen, wie z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit.
5. Wer erhält Ihre Daten?
Innerhalb der jeweiligen Vitos Gesellschaft, bei der sie sich beworben haben, erhalten nur die hierfür zuständigen Personen und Stellen (z.B. jew. Recruiter, Vorgesetzte und im Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeiter der Fachabteilung, fachlich Vorgesetzter, IT, Personalbereich, Arbeitnehmervertretungen, ggf. Schwerbehindertenbeauftragter, ggf. Gleichstellungsbeauftragter) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu den o.g. Zwecken. Für interne Empfänger bestehen Berechtigungskonzepte streng nach dem Need-to-know-Prinzip.
Daneben werden zu den genannten Zwecken Ihre Daten auch an externe Empfänger (Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO und andere Dienstleister) übermittelt, dazu gehören insbesondere:
- SmartRecruiters GmbH (Bereitstellung, Betrieb und Wartung der Bewerbermanagementplattform)
Wir haben unsere Dienstleister sorgfältig ausgewählt und überprüfen sie regelmäßig, insbesondere ihren sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten und die Absicherung der bei ihnen gespeicherten Daten. Sämtliche Dienstleister werden von uns zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet oder unterliegen selbst entsprechenden gesetzlichen Verpflichtungen. Dienstleister können auch andere Vitos Gesellschaften sein.
Im Falle Ihrer Einstellung werden Ihre Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem in unsere Personalmanagementprogramm übermittelt. Ihre Daten können in diesem Fall ggf. an eine andere Rechtseinheit von Vitos übermittelt und dort als Mitarbeiterdaten weiterverarbeitet werden. Ein Austausch Ihrer personenbezogenen Daten mit anderen Rechtseinheiten innerhalb von Vitos erfolgt insbesondere zur Vertragserfüllung, sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses zur Organisation interner Arbeitsabläufe (z.B. Shared Services, Durchführung rechtseinheitsübergreifender Versetzung).
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Im Falle Ihrer Einstellung speichern wir die Daten mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses.
In der Regel werden die Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.
Soweit Sie Ihr Recht auf Datenlöschung ausüben, löschen wir sowohl Ihr Kandidat:innenprofil als auch alle aktiven Bewerbungsprozesse unabhängig davon, ob hier bereits eine Einstellungs- oder Absageentscheidung getroffen wurde, so dass Sie nicht weiter am Bewerbungsprozess teilnehmen. Wie im Falle einer Absageentscheidung werden Ihre Daten und Unterlagen dann sechs Monate nach Umsetzung Ihres Löschbegehrens gelöscht.
Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen, werden die Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool gegeben haben, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 3 Monate.
7. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?
Die ausschließliche Quelle der von Ihnen verarbeiteten Daten sind Sie selbst.
8. Wieso müssen Sie Ihre personenbezogenen Daten bereitstellen und welche Konsequenzen ergeben sich aus der Nicht-Bereitstellung?
Im Rahmen des Arbeitsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Arbeitsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen. Sofern eine Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt dies ausdrücklich auf freiwilliger Basis ohne Auswirkungen auf ein potenzielles Beschäftigungsverhältnis.
9. Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland?
Wir übermitteln im Rahmen der Kommunikation über WhatsApp, im Zuge der Ticketerstellung bei unserem Dienstleister, sowie für den Schutz vor DDoS-Attacken/Bots personenbezogene Daten in die USA.
Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das Datenschutzniveau vor. Darüber hinaus haben wir für die beabsichtigte Datenübermittlung in die USA zusätzliche geeignete bzw. angemessene Garantien in Form von Standardvertragsklauseln. Sie können bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittländern und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür den oben genannten Verantwortlichen.
10. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). Ferner steht Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
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Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO
Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.
Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
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Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n wenden.
11. Sonderfall automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten, noch nutzen wir vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO.