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Datenschutzinformationen für die Videosprechstunde ClickDoc

Informationen nach Art. 13 und Art. 14 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung gegenüber Nutzerinnen und Nutzern der Videosprechstunde ClickDoc

Sehr geehrte Nutzerin, sehr geehrter Nutzer,

Ihr Behandler oder Ihre Behandlerin hat Ihnen eine Online-Videosprechstunde angeboten. Dabei läuft das Gespräch zwischen Ihnen und dem/der Behandler/in ähnlich ab wie in der Praxis; Sie befinden sich nur an getrennten Orten. Der Austausch erfolgt am Bildschirm, ohne dass Sie hierzu in die Praxis kommen müssen. Dies spart Zeit und lange Anfahrtswege. Für die Videosprechstunde benötigen Sie keine besondere Technik: Computer, Tablet oder Smartphone mit Bildschirm oder Display, Kamera, Mikrofon und Lautsprecher sowie eine Internetverbindung reichen aus. Die technische Verbindung läuft über einen Videodienstanbieter, den Vitos beauftragt und der besondere Sicherheitsanforderungen erfüllen muss. Damit ist sichergestellt, dass das, was Sie mit Ihrem/er Behandler/in besprechen, auch im „Sprechzimmer“ bleibt.

Mit dieser Information möchten wir Sie gem. Art. 13, 14 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte nach DSGVO bei der Nutzung der Videosprechstunde über CGM Clickdoc durch Vitos informieren.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die jeweilige Vitos Klinik bzw. Einrichtung, für die der/die Behandler/in tätig ist, mit dem/der Sie eine Videosprechstunde durchführen.

Hier finden Sie die Kontaktdaten des/der Verantwortlichen.

Wer ist der Datenschutzbeauftragte?

Bei Fragen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Einrichtung wenden.

Hier finden Sie die Kontaktdaten des zuständigen Datenschutzbeauftragten.

Zudem können Sie sich jederzeit an die Vitos Konzerndatenschutzbeauftragte unter datenschutz(at)vitos.de wenden.

Was passiert vor der Videosprechstunde?

Vor der ersten Online-Videosprechstunde informiert Ihr Behandler oder Ihre Behandlerin Sie über Fragen des Datenschutzes. So ist es strafrechtlich verboten, das Gespräch aufzuzeichnen oder zu filmen. Sie erhalten zudem Informationen darüber, welche Technik notwendig ist und worauf Sie bei der Videosprechstunde achten sollten, zum Beispiel auf gute Beleuchtung und eine ruhige Umgebung. Möglicherweise wird Ihr Behandler oder Ihre Behandlerin sie dann bitten, eine Einwilligungserklärung zur Nutzung der Daten über den Videodienst zu unterschreiben. Ist das nicht der Fall, wird der Videodienst Sie beim Einwählen um Ihre Einwilligung bitten.

Wie läuft die Videosprechstunde ab?

  • Sie vereinbaren mit dem/r Behandler/In einen Termin für die Videosprechstunde. Der/die Behandler/in versendet über das System eine E-Mail (noreply(at)elvi.de) inkl. der Internetadresse des Videodienstanbieters und des Einwahlcodes für die Sprechstunde an Sie.
  • Am Tag der Videosprechstunde wählen Sie sich etwa zehn Minuten vor dem Termin auf der Internetseite mit Ihrem Einwahlcode ein. Dies sollte möglich sein, ohne dass Sie einen eigenen Account anlegen müssen.
  • Der Videodienstanbieter wird Sie ggf. beim Einwählen nach Ihrem Namen fragen. Bitte geben Sie diesen korrekt und vollständig an. Nur so kann der/die Behandler/in Sie richtig zuordnen.
  • Nach einem kurzen automatischen Techniktest werden Sie ins Online-Wartezimmer geführt. Ihre Behandlerin oder Ihr Behandler ruft Sie auf, wenn die Sprechstunde beginnen kann.
  • Ist die Sprechstunde beendet, melden Sie sich von der Internetseite wieder ab.
  • Bitte halten Sie Ihren Zugangscode und Anmeldedaten vertraulich und geben Sie diese nicht an Dritte, auch nicht an Ihre Angehörigen weiter.

Welche personenbezogenen Daten werden bei der Videosprechstunde verarbeitet?

Durch die Nutzung der Videosprechstunde über CGM Clickdoc werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden (u.a. Ihr Vor- und Zuname, Ihre E-Mail-Adresse, Bild und Ton während der Videokommunikation, abhängig vom Gesprächsinhalt Gesundheits- und Behandlungsdaten, zusätzlich die IP-Adresse und Verbindungsdaten, die bei der Nutzung einer Webseite oder App regelhaft verarbeitet werden). Da es sich bei der Videosprechstunde um eine digitale Behandlungs- bzw. Betreuungsform handelt, werden auch ausdrücklich Gesundheitsdaten von Ihnen verarbeitet. Allerdings werden durch den Behandler bzw. den betreuenden Mitarbeiter keine Diagnosen oder Dokumente und Befunde in der Software selbst verarbeitet oder gespeichert. Dies erfolgt ggf. nur, falls ein Austausch von Dokumenten über die Videosprechstunde ausdrücklich von Ihnen gewünscht wird.

Was passiert, wenn ich nicht an einer Videosprechstunde teilnehmen möchte?

Die Videosprechstunde ist ein ausdrücklich freiwilliges Angebot und dient der Unterstützung und Ergänzung der Behandlung, Betreuung und dem Kontakt zu Ihnen. Sofern Sie nicht teilnehmen möchten, hat dies keine Auswirkungen auf das bereits bestehende Behandlungs- oder Betreuungsverhältnis. Insbesondere bleibt das bereits bestehende Behandlungs- oder Betreuungsverhältnis zwischen Ihnen und Ihrer/m Behandler/In oder Betreuer/In weiterhin bestehen.

Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Datenverarbeitung?

Die Nutzung der Videosprechstunde über ClickDoc ist ausdrücklich freiwillig und wird durch die sie behandelnden oder betreuenden Mitarbeiter/-innen/ der jeweiligen Vitos Einrichtung nach Ihrer Zustimmung und Einwilligung durchgeführt. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten mit der Videosprechstunde erfolgt daher auf freiwilliger Basis auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. Alle Angaben, die Sie während der Videosprechstunde machen, erfolgt auf freiwilliger Basis. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit durch Abbruch/ Beendigung der Videokommunikation zu widerrufen. Ihre Einwilligung in die Verarbeitung und Nutzung der Videosprechstunden können Sie jederzeit widerrufen. Eine nicht gegebene oder widerrufene Einwilligung hat keine Auswirkungen auf das Behandlungs- bzw. Betreuungsverhältnis zwischen Ihnen und der Vitos Einrichtung. Insbesondere wird der bereits geschlossene Behandlungsvertrag von dem Widerruf nicht berührt. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung sowie dem weiterhin bestehenden Betreuungsverhältnis nicht.

Ich bin Patient/In in einer Vitos Klinik. Zu welchen Zwecken erfolgt die Datenverarbeitung?

Sofern die Videosprechstunde bei der Behandlung in einer Klinik bzw. Einrichtung eingesetzt wird erfolgt die Videosprechstunde und die damit verbundene Datenverarbeitung zur Vorbereitung und Durchführung der Behandlung sowie im Falle der Datenverarbeitung der technischen Daten zur Herstellung der Verbindung. Insbesondere werden die Daten auch zur Verwaltung, Dokumentation und Abrechnung gegenüber dem jeweiligen zuständigen Kostenträger übermittelt.

Ich bin Klient/in in einer Vitos Teilhabe oder in einer Vitos Einrichtung. Zu welchen Zwecken erfolgt die Datenverarbeitung?

Die Videokommunikation stellt im Beratungssetting eine Form der Kontakthaltemöglichkeit dar. Die Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung in Bezug auf die Videosprechstunde ergibt sich aus dem Wohn- und Betreuungsvertrag bzw. im Bereich der Jugendhilfe durch den Betreuungsauftrag zwischen Ihnen und der Vitos Teilhabe gGmbH. Verantwortlich für die weitergehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Vitos Teilhabe gGmbH. Kontaktdaten des Verantwortlichen können Sie der Vitos Website entnehmen (www.vitos.de und www.vitos.de/legal-information/datenschutz). Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der jeweiligen zuständigen Datenschutzbeauftragten.

Ich bin Angehörige/r/ Geschäftspartner/In / Kostenträger / Dritte/r:

Sofern Sie als Angehöriger, Geschäftspartner, Kostenträger oder Dritter zu einer Videosprechstunde von Vitos eingeladen bzw. hinzugebeten werden, erfolgt dies zum Zwecke der Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung, Geschäftsbeziehung, aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder Anordnung und/oder aufgrund einer Einwilligung von Ihnen. Der Zweck der Datenverarbeitung erfolgt zur Vorbereitung, Durchführung, Verwaltung und Administration der Behandlung bzw. Betreuung des in der Videosprechstunde betreffenden Patienten und / oder Klienten und /oder Bewohner sowie ggf. zur Erfüllung einer aus dem Gesetz uns übertragenen Aufgabe. Die Datenverarbeitung der technischen Daten erfolgt zur Herstellung der Verbindung.

Die Zugangsdaten werden Ihnen in der Regel per E-Mail zugesandt. Die Datenverarbeitung Ihrer E-Mail erfolgt aufgrund eines bestehendes Geschäftsverhältnis und / oder Vertrags und / oder Einwilligung.

Welche Datenübermittlungen erfolgen und welche Daten werden gespeichert?

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Zugangscode als Patient/Klient/In oder Besuchsperson werden bei Durchführung der Videosprechstunde bzw. Videokommunikation an die Server von La Well Systems GmbH übermittelt. Der Name und Zugangscode werden dort gespeichert, bis Sie diese Angaben löschen oder die Videokommunikation beendet wird. Falls der Zugangscode per E-Mail an den/die Patienten/Klienten/in versendet wird, wird die E-Mail-Adresse an den Server der La-Well Systems GmbH übermittelt. Die E-Mail-Adresse wird anschließend sofort gelöscht. Ihr Name als Patient/Klient/in oder Besuchsperson lässt aufgrund des Fehlens weiterer Informationsangaben gegenüber dem Anbieter keine Rückschlüsse auf eine spezifische natürliche Person oder Gesundheitszustand zu. Für den Aufbau der Videositzung wird die IP-Adresse von Ihnen kurzzeitig übermittelt. Die hierfür genutzten Server befinden sich ausschließlich in Deutschland. Die IP-Adresse wird nicht persistent gespeichert.

Bei Nutzung des Whiteboards innerhalb von CGM Clickdoc werden die hochgeladenen Dateien temporär und verschlüsselt auf dem Server des Anbieters gespeichert. Nach Ablauf der Videositzung werden die Dateien gelöscht.

Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass das Whiteboard nicht zur Befundung bestimmt ist. Trotzdem kann durch technisch-organisatorische Maßnahmen nicht ausgeschlossen werden, dass Ihr/e Behandler/In oder betreuende/r Mitarbeiter/In über das Whiteboard besondere Kategorien personenbezogener Daten mit Ihnen austauschen. Dies gilt auch bei Nutzung des Chats und des Desktop-Sharings. Der Inhalt des Chats und des Desktop-Sharings wird peer-to-peer übertragen und nicht gespeichert.

Eine Weitergabe Ihrer Daten durch Vitos erfolgt ausschließlich zu Dokumentations- und Abrechnungszwecken mit den Kostenträgern, sofern Sie gesetzlich versichert sind. Bei privat versicherten Patienten erfolgt die Abrechnung direkt mit Ihnen. Datenschutzrechtliche Vorschriften werden beachtet. Eine Aufzeichnung der Sitzung erfolgt nicht. Die Daten zum Zwecke der Dokumentation und Abrechnung werden aufgrund gesetzlicher Bestimmungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt und dann nach Zweckerfüllung gelöscht. Je nach Zweckbestimmung kann eine Datenspeicherung auch bis zu 30 Jahre betragen, um ggf. rechtliche Ansprüche erfüllen zu können.

Bei der Durchführung einer Videosprechstunde werden zu statistischen Zwecken folgende Daten in anonymisierter Form erhoben:

  • Beginn / Ende der Videosprechstunde
  • Anzahl der Teilnehmer der Videosprechstunde
  • Clientinformationen zum Betriebssystem

Werden Daten ins Ausland oder in die USA übertragen?

Vitos hat ausdrücklich daraus geachtet, dass alle Anbieter dem europäischen Datenschutzrecht und der Schweigepflicht unterliegen. Eine Datenübermittlung in die USA ist ausdrücklich nicht vorgesehen.

Wie sicher sind meine Daten bei der Videosprechstunde?

Seit 2020 ist es in Deutschland erlaubt, auch digitale Behandlungsformen wie Videosprechstunden durchzuführen. Damit diese Angebote den hohen Sicherheitsstandards in Deutschland gerecht wird, und neben Datenschutz, Datensicherheit auch die Patientensicherheit gewährleistet wird, gibt es hierzu eigens von den jeweiligen Krankenkassen (KBV) zertifizierte Anbieter, die hohen Anforderungen genügen müssen. Der Anbieter, den Vitos nutzt, ist ein ausdrücklich von der KBV-zertifizierter Anbieter. Sie können sich jederzeit über das gültige Zertifikat unter:

https://www.kbv.de/media/sp/Liste_zertifizierte-Videodienstanbieter.pdf

informieren.

Warum erfolgt die Videosprechstunde über den Anbieter CGM und die Plattform Clickdoc?

Vitos setzt CGM Clinical Deutschland GmbH als Anbieter der Videosprechstundenplattform ein, welcher die Software Clickdoc über La Well Systems GmbH zur Verfügung stellt. CGM ist als sog. Auftragsverarbeiter für Vitos tätig. Vitos hat durch entsprechende datenschutzrechtliche Verträge die Einhaltung und Sicherheit der Datenverarbeitung sichergestellt und CGM zur Geheimhaltung und zum Schutz der Gesundheitsdaten vertraglich verpflichtet. Die Datenverarbeitung wird über die Datenschutzbeauftragten regelmäßig überwacht. Die Mitarbeiter/-innen des Auftragsverarbeiters, sowie alle Vitos Mitarbeiter/-innen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Die La-Well Systems GmbH stellt Kunden und deren Patienten/Gästen über die Internetplattformen clickdoc.elvi.de einen Zugang zur Nutzung der CGM Videosprechstunde zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um eine browserbasierte Softwarelösung für Videokommunikation. Sie ermöglicht Videotelefonie, Videogruppenkonferenzen, Datenaustausch und Screensharing.  Bei einer Videositzung mit der CGM Videosprechstunde findet die Kommunikation als SSL-verschlüsselte peer-to-peer-Verbindung statt, das heißt direkt zwischen den Teilnehmern ohne zwischengeschalteten Server. Eine Speicherung von ausgetauschten Daten oder des Inhalts der Kommunikation zwischen Kunden und deren Patienten erfolgt nicht.

An wen kann ich mich bei Fragen zur Videosprechstunde wenden?

Sie können sich jederzeit an Ihre Vitos Klinik oder Vitos Einrichtung bei Fragen zur Videosprechstunde wenden.

Welche Rechte habe ich?

Aufgrund der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Auskunft (Art 15 DS-GVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO). Die gegebene Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Darüber hinaus können Sie sich mit einer Beschwerde an den/die Datenschutzbeauftragte(n) oder an eine Aufsichtsbehörde

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden,

wenn Sie der Auffassung sind, dass Vitos bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet hat.

Ergänzende Hinweise

Diese Hinweise zum Datenschutz ergänzen die Hinweise zur Datenverarbeitung im geschlossenen Behandlungsvertrag sowie die Datenschutzerklärung zur CGM Videosprechstunde der La-Well Systems GmbH / ein Unternehmen der CompuGroup Medical SE.

Beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ergänzt und geändert werden kann. Sollten die Änderungen wesentlich sein, werden wir eine ausführlichere Benachrichtigung ausgeben.

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