Vor der ersten Online-Videosprechstunde bzw. Videokonferenz informiert Ihr Behandler oder Ihre Behandlerin Sie über Fragen des Datenschutzes. So ist es strafrechtlich verboten, das Gespräch aufzuzeichnen oder zu filmen. Sie erhalten zudem Informationen darüber, welche Technik notwendig ist und worauf Sie bei der Videosprechstunde achten sollten, zum Beispiel auf gute Beleuchtung und eine ruhige Umgebung. Möglicherweise wird Ihr Behandler oder Ihre Behandlerin Sie dann bitten, eine Einwilligung zur Nutzung der Daten über den Videodienst und Versand der Zugangsdaten an Ihre E-Mail-Adresse zu erteilen. Bei Einwahl in die Videosprechstunde werden Sie dann aufgefordert, die Einwilligung sowie Nutzungsbedingungen gegenüber CGM elektronisch vor Betreten des virtuellen Warteraumes zu bestätigen.

• Sie vereinbaren mit dem Behandler bzw. mit der Behandlerin einen Termin für die Videosprechstunde. Der/die Behandler/-in versendet über das System eine E-Mail (noreply(at)elvi.de) inkl. der Internetadresse des Videodienstanbieters und des Einwahlcodes für die Sprechstunde an Sie. Dies erfolgt erst nach Ihrer Einwilligung gegenüber dem Behandler bzw. der Behandlerin.
• Am Tag der Videosprechstunde wählen Sie sich etwa zehn Minuten vor dem Termin auf der Internetseite mit Ihrem Einwahlcode ein. Dies sollte möglich sein, ohne dass Sie einen eigenen Account anlegen müssen.
• Der Videodienstanbieter wird Sie ggf. beim Einwählen nach Ihrem Namen fragen. Bitte geben Sie diesen korrekt und vollständig an. Nur so kann der/die Behandler/in Sie richtig zuordnen.
• Nach einem kurzen automatischen Techniktest werden Sie ins Online-Wartezimmer geführt. Ihre Behandlerin oder Ihr Behandler ruft Sie auf, wenn die Sprechstunde beginnen kann.
• Ist die Sprechstunde beendet, melden Sie sich von der Internetseite wieder ab.
• Bitte halten Sie Ihren Zugangscode und Anmeldedaten vertraulich und geben Sie diese nicht an Dritte, auch nicht an Ihre Angehörigen weiter.

Durch die Nutzung der Videosprechstunde / Videokonferenz über CGM Clickdoc werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet (u.a. Ihr Vor- und Zuname, Ihre E-Mail-Adresse, Bild und Ton während der Videokommunikation, abhängig vom Gesprächsinhalt Gesundheits- und Behandlungsdaten, zusätzlich die IP-Adresse und Verbindungsdaten, die bei der Nutzung einer Webseite oder App regelhaft verarbeitet werden). Für Abrechnungszwecke werden zudem Start und Ende sowie Dauer der Videosprechstunde, Anrufer und Teilnehmer (in pseudonymisierter Form) verarbeitet. Da es sich bei der Videosprechstunde um eine digitale Behandlungs- bzw. Betreuungsform handelt, werden auch ausdrücklich Gesundheitsdaten von Ihnen verarbeitet. Allerdings werden durch den Behandler bzw. den betreuenden Mitarbeiter keine Diagnosen oder Dokumente und Befunde in der Software selbst verarbeitet oder gespeichert. Dies erfolgt ggf. nur, falls ein Austausch von Dokumenten über die Videosprechstunde ausdrücklich von Ihnen gewünscht wird. Es erfolgt ausdrücklich keine Aufzeichnung des Gesprächs.

Es wird ergänzend auf die Hinweise zur Datenverarbeitung durch CGM Videosprechstunde verwiesen.

Die Videosprechstunde / Videokonferenz ist ein ausdrücklich freiwilliges Angebot und dient der Unterstützung und Ergänzung der Behandlung, Betreuung und dem Kontakt zu Ihnen. Sofern Sie nicht teilnehmen möchten, hat dies keine Auswirkungen auf das bereits bestehende Behandlungs- oder Betreuungsverhältnis. Insbesondere bleibt das bereits bestehende Behandlungs- oder Betreuungsverhältnis zwischen Ihnen und Ihrer/m Behandler/In oder Betreuer/In weiterhin bestehen.

Die Nutzung der Videosprechstunde oder Videokonferenz über ClickDoc ist ausdrücklich freiwillig und wird durch die sie behandelnden oder betreuenden Mitarbeiter/-innen der jeweiligen Vitos Einrichtung nach Ihrer Zustimmung und Einwilligung sowie Schweigepflichtsentbindung durchgeführt.

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere Ihrer E-Mail-Adresse an CGM Clickdoc durch die jeweilige Vitos Einrichtung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten mit der Videosprechstunde/Videokonferenz erfolgt daher auf freiwilliger Basis auf der Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art 9 Abs. 2 lit a DSGVO. Alle Angaben, die Sie während der Videosprechstunde/Videokonferenz machen, erfolgen auf freiwilliger Basis. Ihre Einwilligung in die Verarbeitung und Nutzung der Videosprechstunden können Sie jederzeit widerrufen. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit durch Abbruch/Beendigung der Videokommunikation oder Mitteilung an Ihren Behandler bzw. ihre Behandlerin zu widerrufen. Eine nicht gegebene oder widerrufene Einwilligung hat keine Auswirkungen auf das Behandlungs- bzw. Betreuungsverhältnis zwischen Ihnen und der Vitos Einrichtung. Insbesondere wird der bereits geschlossene Behandlungsvertrag von dem Widerruf nicht berührt. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung sowie dem weiterhin bestehenden Betreuungsverhältnis nicht. Bitte beachten Sie, dass der Videosprechstundenanbieter für den Betrieb der Videosprechstunde eigener Verantwortlicher ist. Die gegenüber CGM erteilte Einwilligung können Sie jederzeit gegenüber CGM widerrufen.

Sofern die Videosprechstunde/Videokonferenz bei der Behandlung in einer Klinik bzw. Einrichtung eingesetzt wird, erfolgt die Videosprechstunde und die damit verbundene Datenverarbeitung zur Vorbereitung und Durchführung der Behandlung sowie im Falle der Datenverarbeitung der technischen Daten zur Herstellung der Verbindung. Insbesondere werden die abrechnungsrelevanten Daten auch zur Verwaltung, Dokumentation und Abrechnung gegenüber dem jeweiligen zuständigen Kostenträger übermittelt.

Die Videokommunikation stellt im Beratungssetting eine Form der Kontakthaltemöglichkeit dar. Die Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung in Bezug auf die Videosprechstunde ergibt sich aus dem Wohn- und Betreuungsvertrag bzw. im Bereich der Jugendhilfe durch den Betreuungsauftrag zwischen Ihnen und der Vitos Teilhabe gGmbH. Verantwortlich für die weitergehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Vitos Teilhabe gGmbH. Kontaktdaten des Verantwortlichen können Sie der Vitos Website entnehmen (www.vitos.de und www.vitos.de/legal-information/datenschutz). Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der jeweiligen zuständigen Datenschutzbeauftragten.

Sofern Sie als Angehöriger, Geschäftspartner, Kostenträger oder Dritter zu einer Videosprechstunde/Videokonferenz von Vitos eingeladen bzw. hinzugebeten werden, erfolgt dies zum Zwecke der Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung, Geschäftsbeziehung, aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder Anordnung und/oder aufgrund einer Einwilligung von Ihnen. Der Zweck der Datenverarbeitung erfolgt zur Vorbereitung, Durchführung, Verwaltung und Administration der Behandlung bzw. Betreuung des in der Videosprechstunde/Videokonferenz betreffenden Patienten und / oder Klienten und /oder Bewohners sowie ggf. zur Erfüllung einer aus dem Gesetz uns übertragenen Aufgabe. Die Datenverarbeitung der technischen Daten erfolgt zur Herstellung der Verbindung.

Die Zugangsdaten werden Ihnen in der Regel per E-Mail zugesandt. Die Datenverarbeitung Ihrer E-Mail erfolgt aufgrund eines bestehendes Geschäftsverhältnis und / oder Vertrags und / oder Einwilligung.

• Sofern Sie an einer Gruppensitzung/Videokonferenz teilnehmen, werden grundsätzlich die gleichen personenbezogenen Daten verarbeitet, wie bei der klassischen Videosprechstunde. Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen die Zugangslink sowie Informationen zur Einwahl in die Gruppensitzung zuzusenden. Für die Registrierung werden zudem Ihr Name und Vorname sowie Daten zu Ihrem Endgerät verarbeitet. Innerhalb der Sitzung erfolgt eine Videoübertragung, bei der Sie für den Behandler bzw. die Behandlerin und andere Teilnehmer sichtbar sind. Hierzu holen wir vorab von Ihnen die Einwilligung ein. Es erfolgt ausdrücklich keine Aufzeichnung oder Mitschnitt der Inhalte der Videokonferenz.
• Für die Gruppenlösung setzen wir ebenfalls den Dienstleister CGM CLICKDOC der Firma La Well ein. CLICKDOC bietet zusätzlich die Möglichkeit von Videokonferenzen. Das heißt, an einer Sitzung können mehrere Personen (Patienten und Patientinnen, Angehörige, Dritte) teilnehmen. Hier findet der Austausch von Daten mit Hilfe eines zwischengeschalteten Servers statt. Eine durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen allen Teilnehmern kann aus technischen Gründen nicht erfolgen. Dennoch haben wir auf hohe Datenschutzstandards geachtet. CGM kann keine Daten während der Gruppensitzung mitlesen. Die Daten bleiben ausdrücklich in Deutschland. Es finden keine Aufzeichnungen statt. Da in der Sitzung jedoch neben dem Behandler auch Dritte, z.B. andere Patienten beteiligt sind, möchte wir Sie darauf hinweisen, dass diese ebenfalls Kenntnis von den Inhalten, insbesondere von Gesundheitsdaten erhalten können. Zudem weisen wir Sie darauf hin, dass Sie Informationen zu anderen Patienten ebenfalls vertraulich behandeln müssen.

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Zugangscode als Patient/Klient/In oder Besuchsperson werden bei Durchführung der Videosprechstunde bzw. Videokommunikation an die Server von La Well Systems GmbH übermittelt. Der Name und Zugangscode werden dort gespeichert, bis Sie diese Angaben löschen oder die Videokommunikation beendet wird. Falls der Zugangscode per E-Mail an den/die Patienten/Klienten/in versendet wird, wird die E-Mail-Adresse an den Server der La-Well Systems GmbH übermittelt. Die E-Mail-Adresse wird anschließend sofort gelöscht. Ihr Name als Patient/Klient/in oder Besuchsperson lässt aufgrund des Fehlens weiterer Informationsangaben gegenüber dem Anbieter keine Rückschlüsse auf eine spezifische natürliche Person oder Gesundheitszustand zu. Für den Aufbau der Videositzung wird die IP-Adresse von Ihnen kurzzeitig übermittelt. Die hierfür genutzten Server befinden sich ausschließlich in Deutschland. Die IP-Adresse wird nicht persistent gespeichert.

Zum Aufbau einer Videokonferenz mittels CLICKDOC wird Ihre IP-Adresse an den Server der La-Well-Systems GmbH übermittelt. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Für die Durchführung und Abwicklung der Videokonferenz werden folgende Daten des Teilnehmers auf dem Server der La-Well-Systems GmbH gespeichert und drei Monate nachdem die Videokonferenz beendet wurde automatisch gelöscht.

Bei Nutzung des Whiteboards innerhalb der CGM CLICKDOC Videosprechstunde werden die hochgeladenen Dateien temporär und verschlüsselt auf dem Server des Anbieters gespeichert. Nach Ablauf der Videositzung werden die Dateien gelöscht.

Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass das Whiteboard nicht zur Befundung bestimmt ist. Trotzdem kann durch technisch-organisatorische Maßnahmen nicht ausgeschlossen werden, dass Ihr/e Behandler/In oder betreuende/r Mitarbeiter/In über das Whiteboard besondere Kategorien personenbezogener Daten mit Ihnen austauschen. Dies gilt auch bei Nutzung des Chats und des Desktop-Sharings. Der Inhalt des Chats und des Desktop-Sharings wird peer-to-peer übertragen und nicht gespeichert.

Eine Weitergabe Ihrer Daten durch Vitos erfolgt ausschließlich zur Vorbereitung und Durchführung der Videosprechstunde sowie zu Dokumentations- und Abrechnungszwecken mit den Kostenträgern, sofern Sie gesetzlich versichert sind. Bei privat versicherten Patienten erfolgt die Abrechnung direkt mit Ihnen. Datenschutzrechtliche Vorschriften werden beachtet. Eine Aufzeichnung der Sitzung erfolgt nicht. Die Daten zum Zwecke der Dokumentation und Abrechnung werden aufgrund gesetzlicher Bestimmungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt und dann nach Zweckerfüllung gelöscht. Je nach Zweckbestimmung kann eine Datenspeicherung auch bis zu 30 Jahre betragen, um ggf. rechtliche Ansprüche erfüllen zu können.

Bei der Durchführung einer Videosprechstunde werden zu statistischen Zwecken folgende Daten durch La Well in pseudonymisierter Weise erhoben. Vitos selbst hat keinen Zugriff auf diese Daten. Ihr Behandler oder Ihre Behandlerin kann die erhobenen Daten (Beginn, Ende und Dauer des Telefonates) für Nachweis- und Abrechnungszwecke ausleiten. Für weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch La Well wird auf die separate Datenschutzerklärung verwiesen.

Vitos hat ausdrücklich daraus geachtet, dass alle Anbieter dem europäischen Datenschutzrecht und der Schweigepflicht unterliegen. Eine Datenübermittlung in die USA ist ausdrücklich nicht vorgesehen. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in Deutschland auf zertifizierten Servern statt.

Seit 2020 ist es in Deutschland erlaubt, auch digitale Behandlungsformen wie Videosprechstunden durchzuführen. Damit diese Angebote den hohen Sicherheitsstandards in Deutschland gerecht werden und neben Datenschutz, Datensicherheit auch die Patientensicherheit gewährleistet wird, gibt es hierzu eigens von den jeweiligen Krankenkassen (KBV) zertifizierte Anbieter, die hohen Anforderungen genügen müssen. Der Anbieter, den Vitos nutzt, ist ein ausdrücklich von der KBV-zertifizierter Anbieter. Sie können sich jederzeit über das gültige Zertifikat unter:

https://www.kbv.de/media/sp/Liste_zertifizierte-Videodienstanbieter.pdf

informieren.

Ergänzend haben wir weitere technische und organisatorische Maßnahmen mit dem Anbieter vertraglich vereinbart.

Vitos setzt CGM Clinical Deutschland GmbH als Anbieter der Videosprechstundenplattform ein, welcher die Software Clickdoc über La Well Systems GmbH zur Verfügung stellt. Die La-Well Systems GmbH ist verantwortliche Stelle für die Durchführung der CGM CLICKDOC Videosprechstunde.

Vitos hat durch entsprechende datenschutzrechtliche Verträge die Einhaltung und Sicherheit der Datenverarbeitung sichergestellt und CGM zur Geheimhaltung und zum Schutz der Gesundheitsdaten vertraglich verpflichtet. Die Datenverarbeitung wird über die Datenschutzbeauftragten regelmäßig überwacht. Die Mitarbeiter/-innen des Auftragsverarbeiters sowie alle Vitos Mitarbeiter/-innen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Die La-Well Systems GmbH stellt Kunden und deren Patienten/Gästen über die Internetplattformen clickdoc.elvi.de einen Zugang zur Nutzung der CGM Videosprechstunde zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um eine browserbasierte Softwarelösung für Videokommunikation. Sie ermöglicht Videotelefonie, Videogruppenkonferenzen, Datenaustausch und Screensharing. Bei einer Videositzung mit der CGM Videosprechstunde findet die Kommunikation als SSL-verschlüsselte peer-to-peer-Verbindung statt, das heißt direkt zwischen den Teilnehmern ohne zwischengeschalteten Server. Eine Speicherung von ausgetauschten Daten oder des Inhalts der Kommunikation zwischen Kunden und deren Patienten erfolgt nicht.

Bei Fragen zur Videosprechstunde können Sie sich jederzeit an Ihre Vitos Klinik oder Vitos Einrichtung wenden.

Aufgrund der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Auskunft (Art 15 DS-GVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO). Die gegebene Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Darüber hinaus können Sie sich mit einer Beschwerde an den/die Datenschutzbeauftragte(n) oder an eine Aufsichtsbehörde

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden,

wenn Sie der Auffassung sind, dass Vitos bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet hat.