Wir erheben die Daten von Ihnen, die wir zur Durchführung der Betreuung, Dokumentation und Abrechnung benötigen. Dies sind insbesondere Ihre Stamm- und Kontaktdaten, Biografie Daten, Gesundheitsdaten (Anamnese, Diagnosen, Symptome und Vorerkrankungen, Befunde, Therapien, Medikamente etc.), andere Einrichtungen, in denen Sie betreut wurden, Ärzte, bei denen Sie in Behandlung sind, Hausarzt, Kranken-hausaufenthalte, Angehörige, Kontaktpersonen, Kostenträger Versicherungsstatus, Ihre Krankenversicherung, Bankverbindung

Grundsätzlich erhalten wir diese Daten – sofern möglich – von Ihnen selbst, bzw. von gesetzlichen Betreuern oder Sorgeberechtigten. Teilweise kann es jedoch vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten aus anderen Quellen erhalten, also beispielsweise von anderen Einrichtungen oder von Jugendämtern, Kosten-trägern (LWV), Kooperationspartner (Schulen, Ausbildungsstellen, Freizeiteinrichtungen, Beratungsstellen, externe Werkstätte für Menschen mit Behinderung, externe Pflegedienste etc.) niedergelassenen Ärzten, Therapeuten, Fachärzten, etc. Diese führen wir im Sinne einer einheitlichen Dokumentation mit Ihren übrigen Daten zusammen. Gegebenenfalls erheben wir auch von Dritten bestimmte Daten von Ihnen, wenn Sie uns hierzu Ihre Zustimmung gegeben haben.

Wir erfüllen die gesetzlichen Vorgaben zur Datenverarbeitung gemäß der DSGVO und der Vorgaben zur Durchführung des Wohn- und Betreuungsvertrages bzw. Beratungs- und Betreuungsleistungen im Sinne des SGB VIII Beratungs- und Betreuungsleistungen im Sinne des Sozialgesetzbuches VIII zwischen Ihnen und dem Behandler bzw. der behandelnden Einrichtung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind:

• Wohn- und Betreuungsvertrag (Behindertenhilfe)
• Beratungs- und Betreuungsleistungen im Sinne des SGB VIII (Jugendhilfe)
• Art. 9 Abs. 2 lit. h) DSGVO i.V.m § 22 Abs. 1 Nr. 1 b BDSG insb.
• Ihre Einwilligungserklärung
• Gesetzliche Rechtsgrundlagen aus den Sozialgesetzbüchern (SGB), z. B. § 8a SGB VIII bei Kindeswohlge-fährdung, § 62, § 64 SGB VIII, §23 SGB IX, § 68 SGB X
• Sollen Daten zwischen einer sozialen Organisation und einem öffentlichen Leistungsträger ausgetauscht werden, so ist dies nur zulässig, wenn die betroffene Person diesem Datenaustausch zustimmt. Erforderlich ist deshalb eine wirksame Einwilligung speziell für diesen Datenaustausch.

Für Ihre Betreuung bzw. für den Beratungskontext ist insbesondere die Verarbeitung Ihrer Daten aus ganz-heitlichen, präventiven und nachsorgenden Gründen notwendig. Die Datenverarbeitung erfolgt im Hinblick auf die interdisziplinäre Zusammenarbeit zur Analyse und Erörterung von pädagogischen Aspekten, ggf. Diagnostik und Therapie und zur Vor, Mit-, Weiterversorgung. Es wird zudem regelmäßig eine Teilhabe-, Betreuungs- bzw. Erziehungsplanung und Berichte geschrieben. Diese Berichte erhalten wir teilweise auch von anderen Kostenträgern oder von vorherigen Einrichtungen mit Ihrer Zustimmung übermittelt.

Zusätzlich verarbeiten wir Ihre Daten für die Fälle, für die Sie uns Ihre Einwilligung erklärt haben. Neben dieser klientenbezogenen Datenverarbeitung bedarf es einer verwaltungsbezogenen Datenverarbeitung, damit wir die Betreuungs- und Beratungsleistungen mit Ihrem Kostenträger abrechnen können. Weiterführend werden Ihre Daten, für das Controlling/die Rechnungsprüfung genutzt, zur Geltendmachung, Ausübung sowie Verteidigung von Rechtsansprüchen etc.

Die Datenverarbeitung erfolgt außerdem zu Ausbildungszwecken, der Fort- und Weiterbildung des pädagogischen Personals und von Angehörigen anderer Berufe des Gesundheitswesens oder für gesetzlich vorgesehenen Meldepflichten (z. B. an die Polizei aufgrund des Melderechts, an staatliche Gesundheitsämter aufgrund des Infektionsschutzgesetzes). Ihre Daten werden auch bei der Betreuung und Wartung von IT-Systemen und Anwendungen verarbeitet.

Für die Betreuung und Beratung können den betreuenden Personal Daten von anderen Einrichtungen oder Trägern, Therapeuten oder Kliniken, zur Verfügung gestellt werden. Zu Zwecken der Unternehmenssteuerung bzw. Qualitätssicherung und Finanzierung werden Ihre Daten in anonymisierter oder pseudonymisierter Form innerhalb von Vitos bereitgestellt oder weitergegeben. Die Erhebung der Daten ist Voraussetzung für Ihre Betreuung und Beratung. Werden die notwendigen Infor-mationen nicht bereitgestellt, können wir Sie nicht oder nur eingeschränkt sorgfältig betreuen bzw. beraten.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt und zur Er-füllung des Wohn- und Betreuungsvertrages bzw. der Beratungs- und Betreuungsleistungen im Sinne des Sozialgesetzbuches VIII notwendig ist.

Be-ratungs- und Betreuungsleistungen im Sinne des Sozialgesetzbuches VIII erforderlich ist oder Sie eingewil-ligt haben. Innerhalb der Klinik erhalten die Personen und Abteilungen Zugriff auf Ihre Daten, die sie zur Be-handlung und Erfüllung der vertraglichen und gesetzlich. Das sin. Ihre Daten werden zum Zweck und unter Beachtung der jeweiligen datenschutzrechtlichen Vorgaben bzw. etwaiger vorliegender Einwilligungserklä-rungen erhoben und ggf. an Dritte übermittelt. Empfänger Ihrer Daten können sein: Kostenträger (z.B. LWV, Landkreise, Städte oder Kommunen, Jugendämter), andere Kooperationspartner außerhalb von Vitos, Therapeuten, Hausarzt, bzw. mitbehandelnde Ärzte, Krankenversicherung, beteiligte Einrichtungen, Sozial-versicherungsträger (z. B. Unfallversicherungs- oder Rehabilitationsträger), Pflegeeinrichtung, Eingliede-rungshilfe, Medizinischer Dienst der Krankenkassen, gesetzliche oder private Krankenkassen. Auch von Vi-tos eingesetzte Datenauftragnehmer (sog. Auftragsverarbeiter) für die Vitos Systeme können Daten zur Kenntnis erhalten. Dies sind bei Vitos z. B. Dienstleister für das Heiminformationssystem (HIS) und unter-stützende Medizin-, Dokumentations- und IT-Systeme. Sämtliche Auftragnehmer sind vertraglich dazu ver-pflichtet, ihre Daten vertraulich zu behandeln. Die Übermittlung erfolgt zu Zwecken der Betreuung und Bera-tung, Dokumentation, Klientensicherheit, Abrechnung bzw. zur Klärung von Fragen, die sich diesbezüglich ergeben. Im Einzelfall erfolgt eine Übermittlung auch an weitere berechtigte Empfänger. Sofern die Vitos Teilhabe zur Durchsetzung ihrer Ansprüche gegen Sie selbst oder den Kostenträger gezwungen ist, anwaltli-che oder gerichtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen (z. B. weil die vom gestellte Rechnung nicht beglichen wird), muss die Vitos Teilhaber (zu Zwecken der Rechteverfolgung) die dafür notwendigen Daten zu Ihrer Person und Ihrer Betreuung bzw. Beratung offenbaren. Darüber hinaus übermittelt Vitos keine personenbe-zogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Durchführung, Abrechnung, Verwaltung und Dokumentation der Betreuung und Beratung erforderlich ist. Aufgrund rechtlicher Vorgaben ist der Träger dazu verpflichtet, Ihre Daten mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Betreuung bzw. Beratung aufzubewahren. Er kann dies wegen anderer Vorschriften ggf. auch für die Dauer von bis zu 30 Jahren tun. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht. Es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu Zwecken von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften erforderlich. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Jede betroffene Person hat das Recht, über die sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu er-halten. Sie können auch die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Sie haben das Recht auf Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung und auf Datenübertragbarkeit.
Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung ohne Anga-ben von Gründen zu widerrufen.
Sie können sich mit einer Beschwerde zur Datenverarbeitung an eine Aufsichtsbehörde für den Datenschutz wenden, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht recht-mäßig erfolgt ist.

Der hessische Beauftragte für den Datenschutz und Informationssicherheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.