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Datenschutzinformationen zur Vitos Web-Akademie

Information über die Erhebung personenbezogener Daten nach Art. 13, 14 DSGVO

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir, die Vitos Akademie (im Folgenden „wir“), möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Web-Akademie informieren.

Wir nutzen die Web-Akademie zur Durchführung von Online-Seminaren, Online-Kursen, Online-Lehrgängen, Blended-Learning Angeboten, Web Based Trainings und sonstigen Online-Bildungsangeboten.

Hinweis: Grundsätzlich gilt für die Vitos Web-Akademie die Konzern-Datenschutzrichtlinie des Vitos-Konzerns, besonders im Umgang mit vertraulichen Informationen, die nur für einen bestimmten Nutzerkreis bestimmt sind. Jede/r Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns erklärt sich mit der aktuell gültigen Konzern-Datenschutz- und IT-Sicherheitsrichtlinie einverstanden. Diese Nutzungsbedingungen sind Bestandteil der Konzernbetriebsvereinbarung zur Web-Akademie.

1. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die Vitos gGmbH, speziell die Vitos Akademie, Licher Straße 104, 35394 Gießen, Tel: 06 41 – 94 37 50, E-Mail: info(at)vitos-akademie.de

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter datenschutz(at)vitos.de.
Weitere Informationen finden Sie auch hier

2. Welche personenbezogenen Daten werden bei der Nutzung der Web-Akademie verarbeitet?

Für die Nutzung der Web-Akademie werden zunächst grundsätzlich die für die Durchführung der Veranstaltungen erforderlichen Daten (Vor- und Nachname, ggf. Titel, Emailadresse, ggf. Beruf/Funktion) erhoben und verarbeitet. Je nach Tätigkeitsort kann ggf. auch Ihre private IP-Adresse erhoben und verarbeitet werden.

Je nach Funktion bzw. Nutzung der Web-Akademie werden weitere Daten verarbeitet, im Folgenden werden daher kurz die Funktionen aufgelistet:

Datenspeicherung von Autoren
Sofern Sie Inhalte in der Web-Akademie einstellen oder bearbeiten, werden Sie als zugehörige/r Autor/in des Inhalts gespeichert (Name, Vorname, Datum der Speicherung des Inhaltes). Die Inhalte bleiben grundsätzlich für die Lebensdauer der Vitos Web-Akademie erhalten. Ein Inhalt kann jedoch von globalen und lokalen Administratoren (z. B. wegen gesetzlicher Verpflichtungen) gelöscht werden.

Mit Löschung Ihres Profils in der Web-Akademie und insbesondere, wenn ein/e Mitarbeiter/in den Vitos Konzern verlässt, werden Ihre personenbezogenen Autoreninformationen (Name, Vorname) zu einem Inhalt entfernt. Das heißt, „Name“ und „Vorname“ werden aus den Informationen entfernt. Die eingestellten Inhalte verbleiben weiter in der Vitos Web-Akademie, sind Ihnen jedoch nicht mehr zuordenbar.  

Benutzerkonto in der Web-Akademie

In der Web-Akademie wird zur Nutzung des Portals ein Benutzerkonto für Sie angelegt.
Wenn Sie Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns sind, beinhaltet dies insbesondere Ihren Benutzernamen/Personalnummer, Name, Vorname und Titel, ggf. Zugehörigkeit zu einer Vitos Gesellschaft, Betriebsstätte, Dienstart, Mandantennummer, IBF-Gruppe, E-Mail-Adresse. Die Anlage des Benutzerkontos erfolgt durch einen regelmäßigen Import der Benutzerdaten aus dem HR-System LOGA.

Sofern Sie extern/e Teilnehmer/in sind, werden zunächst lediglich Ihr Name, Vorname und Ihre E-Mail-Adresse für Ihr Benutzerkonto in der Web-Akademie verarbeitet und gespeichert.

Zudem können Sie auch selbst weitere Daten in Ihrem Benutzerkonto freiwillig hinterlegen. In diesem Fall sind Sie zur wahrheitsgemäßen Eingabe verpflichtet. Ihre selbst angelegten Daten können Sie, ebenso wie die Administratoren der Web-Akademie, jederzeit in Ihrem Profil in der Web-Akademie einsehen und auch Änderungen vornehmen sowie die Daten löschen. Für diesen Bereich greifen die gleichen Mechanismen wie für alle anderen Bereiche der Vitos Web-Akademie. Jede/r Mitarbeiter/in kann beim Ausscheiden aus dem Unternehmen selbst seine Angaben im persönlichen Mitarbeiterprofil löschen.

Meine Kurse
Unter „Meine Kurse“ werden für Sie Seminare und Unterlagen bereitgestellt. Sofern Sie Seminare absolviert haben und am Ende ein Test absolviert wird, wird Ihnen ein Zertifikat über die erfolgte Teilnahme sowie Geltungsdauer des Zertifikats erteilt. Die Tests können Sie beliebig oft wiederholen, ohne dass weder wir noch ein Vorgesetzter Einblick in die Anzahl und Ergebnisse nehmen können. Lediglich die erfolgte Absolvierung kann jedoch, sofern Sie Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns sind, von den jeweiligen IBF-Beauftragten Ihrer Einrichtung eingesehen werden. Zudem können anonyme Statistiken abgerufen werden.

Datenübergabe an Suche
Die hochgeladenen Inhalte eines Nutzers/einer Nutzerin sind über die in der Web-Akademie-Suche verfügbaren Mittel recherchierbar. Dies gilt nur solange die Inhalte in der Vitos Web-Akademie gespeichert sind. Berechtigungen, welche die Sichtbarkeit von Inhalten auf einen spezifizierten Nutzerkreis einschränken, werden berücksichtigt.

Online-Seminare
Einige Seminare der Web-Akademie werden unterstützend in Form von Online-Seminaren durchgeführt. Hierfür bedient sich die Vitos gGmbH (Vitos Akademie) eines externen Anbieters (bspw. Avaya Spaces, Zoom), der im Rahmen der Auftragsverarbeitung für die Vitos Akademie tätig wird und auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet wurde. Bei der Teilnahme an Online-Seminaren werden Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse sowie die von Ihnen bei der Teilnahme eingegeben Daten sowie ggf. auch Bild und Ton über das Internet übertragen. Aufzeichnungen von Veranstaltungen erfolgen nur nach Hinweis und mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Die Links zum Aufruf der Online-Seminare werden in der Vitos Web-Akademie im jeweiligen Benutzer-Konto unter „Meine Kurse“ veröffentlicht und können dort von den angemeldeten Teilnehmern aufgerufen werden. Weitere Informationen zu der Datenverarbeitung durch die externen Anbieter erhalten Sie in den jeweiligen Datenschutzhinweisen zu den Anbietern (bspw. abrufbar im VitosNet und auch verlinkt in den jeweiligen Veranstaltungen).

3. Aus welchen Quellen erhalten wir Ihre Daten?

Sofern Sie Mitarbeiter/in des Vitos-Konzerns sind, erhalten wir Ihre Daten durch die jeweilige für Sie zuständige Personalabteilung bei Ihrer Einstellung übermittelt und durch einen Abgleich mit LOGA.

Sofern Sie externe/r Teilnehmer/in sind, erhalten wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Anmeldung zu einem Kurs oder einer Veranstaltung.

4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Grundsätzlich verarbeiten wir und ggf. unsere Kooperationspartner (s. Punkt 5.) Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Registrierung und Nutzung unserer Web-Akademie, insbesondere zur Anmeldung und Organisation Ihrer Kursteilnahme (vgl. AGB) und zur Abwicklung der veranstaltungsrelevanten Vorgänge (z. B. Anmeldung, Anmeldebestätigung, Änderungsmitteilungen für die geplante Veranstaltung, Zertifikatserstellung und die Rechnungsstellung).

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach der konkreten Vertragsbeziehung oder der konkreten Beauftragung. Die Berechtigung zur Datenverarbeitung ergibt sich in aller Regel aus dem jeweiligen geschäftlichen Verhältnis, in dem wir mit Ihnen in Verbindung stehen. Dies kann z. B. ein Vertrag zu einer bestehenden Geschäftsbeziehung, eine Vereinbarung, Kooperation, eine vorvertragliche Anbahnung oder eine gesetzliche Verpflichtung sein. Die Verarbeitung ist grundsätzlich zur Erfüllung des Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Grundlage Ihrer Anfrage oder Anmeldung erfolgen.

Sofern Sie Beschäftigte/r des Vitos-Konzerns sind, erfolgt die Datenverarbeitung zur Durchführung Ihres Beschäftigtenverhältnisses, zur Sicherstellung der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen durch den Arbeitgeber (hier Verpflichtung zu Schulungsmaßnahmen und Fortbildung) und zur Durchführung innerdienstlicher organisatorischer Maßnahmen.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dies erfolgt u.a. zu Zwecken der allgemeinen Geschäftssteuerung, zur Auswertungen von Statistiken und Befragungen sowie ggf. zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der effizienten Aufgabenerfüllung, an der Erstellung und Auswertung von Statistiken/Befragungen zur Verbesserung unseres Angebots und an der Vermeidung von Rechtsrisiken. Sofern erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten, wenn uns ein Gesetz oder rechtliche Verpflichtung dies vorgibt, z. B. durch Gewerbeordnung oder Handelsgesetz. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören daher neben der Organisation Ihrer Kursteilnahme auch die Durchsetzung unserer allgemeinen Geschäftsbedingungen, Verwaltung unseres Geschäfts und die Verarbeitung zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten.

Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert, bspw. im Rahmen der Erstellung anonymer Auswertungen.

5. Wer bekommt Ihre Daten?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn dies zur Erfüllung des Zwecks bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses erforderlich ist, gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.

Zur Vorbereitung und Durchführung des Seminars/der Veranstaltung geben wir Ihre Daten ggf. an die jeweiligen Referenten oder Kooperationspartner weiter, sofern es zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Ferner erhalten die IBF-Beauftragten des Vitos-Konzerns Zugriff auf die Daten der Mitarbeitenden ausschließlich aus der entsprechenden Vitos-Gesellschaft, um Auswertungen über absolvierte und noch nicht absolvierte Schulungen zu generieren. Bei zertifizierten Seminaren geben wir Ihren Namen, Vornamen, Postadresse und Ihr Geburtsdatum zum Zwecke der Zertifikatserstellung weiter. Bei Seminaren, welche die Voraussetzungen für Zuschüsse vom Ministerium oder andere Zuschussgeber erfüllen, geben wir Ihren Namen, Vornamen und Ihre Postadresse – als unterschriebener Teilnahmenachweis – an das Ministerium weiter. Bei Abrechnung über Ihren Arbeitgeber geben wir Ihre Daten und erfolgte Teilnahme an diesen weiter.

Ebenso bedienen wir uns zur Abrechnung und Durchführung der Schulungen Softwaredienstleistern und IT-Systemen. Diese werden als Auftragsverarbeiter für uns tätig und sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

6. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten nicht erhalten, können Sie die Inhalte unserer Web-Akademie nicht nutzen. Auch ist ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten die Erfüllung unserer Vertragspflichten, bspw. die Abrechnung, unmöglich.

Sofern Sie Beschäftigte/r des Vitos Konzerns sind, müssen Sie im Rahmen des Arbeitsverhältnisses diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Arbeitsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen. Sofern eine Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt dies ausdrücklich auf freiwilliger Basis ohne Auswirkungen auf das bestehende Beschäftigungsverhältnis.

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn Sie eine Einwilligung zur Speicherung widerrufen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist. Soweit eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist dies anordnet, werden Daten nicht gelöscht, sondern für anderweitige Nutzungen gesperrt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 c DSGVO. Anonymisierte Daten werden nicht zwingend gelöscht. Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen.

Sofern Sie Beschäftigte/r des Vitos-Konzerns sind, wird Ihr Account nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Tag des Ausscheidens inaktiv geschaltet. Die Löschung des Benutzerkontos und Profils erfolgt spätestens zwölf Monate nach Ausscheiden aus dem Unternehmen. Sofern Sie externe/r Teilnehmer/in sind, ist Ihr Benutzerkonto zeitlich begrenzt und wird spätestens zwölf Monate nach Deaktivierung gelöscht.

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde wegen Datenschutzverstößen

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz:

Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163

65021 Wiesbaden

Recht auf Widerspruch gegen unzumutbare Datenverarbeitung, Art. 21 DSGVO

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen.

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Stand: 23.03.2022

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