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Compliance

Vitos ist ein öffentlich-rechtliches Unternehmen. Eigentümer ist der Landeswohlfahrtsverbandes Hessen (LWV Hessen). Vitos bekennt sich zu einer rechtskonformen und verantwortlichen Unternehmensführung, die seinen Unternehmenswerten kompetent, transparent, vertrauenswürdig und zugewandt entspricht.

Der Begriff „Compliance“ bezeichnet die Übereinstimmung mit und die Befolgung von rechtlichen oder regulativen Vorgaben und ist für eine rechtskonforme Unternehmensführung unabdingbar. 

Leitlinie Compliance

Die Vitos Leitlinie Compliance ist unternehmensweit gültig. Sie unterstützt ein transparentes und rechtskonformes Verhalten in allen Unternehmensbereichen und der Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern, Patienten, Klienten, Bewohnern und Mitarbeitern. Sie soll unsere Mitarbeiter und das Unternehmen vor Risiken schützen, die zu einem Vertrauens-, Image- oder Vermögensschaden führen können.

Insbesondere die Patienten, Klienten und Bewohner, die sich uns anvertrauen, sollen sich bei Diagnostik, Behandlung und Betreuung auf kompetente und qualitätsgeleitete Entscheidungen verlassen dürfen, die unabhängig von unlauteren Einflüssen getroffen werden.

Die Vitos Compliance-Richtlinie regelt:

Interessenskonflikte

Wir achten stets darauf, dass die eigenen persönlichen Interessen nicht mit denen des Unternehmens in Konflikt geraten.

Die Wahrnehmung eigener persönlicher Interessen darf nicht im Widerspruch zu den Unternehmensinteressen stehen oder diesen schaden. Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, dürfen nicht für eigene persönliche Interessen genutzt werden.

Schutz des Vertrauens unserer Patienten, Klienten und Bewohner

Patienten, Klienten und Bewohner, die wir in unseren Einrichtungen behandeln und betreuen, genießen unser Vertrauen und unseren Schutz.

Dieser besondere Schutz darf nicht durch ein grenzüberschreitendes Verhalten der Mitarbeiter verletzt werden. Grenzüberschreitendes Verhalten sind beispielsweise körperliche oder verbale Gewalt, Verletzung der Privatsphäre, unangemessener Kontakt oder Vermischung von Privatem und Beruflichem.

Die klare Trennung von Beruflichem und Privatem bei der Mitarbeiter-Patienten/Klienten/Bewohner-Beziehung dient sowohl dem Schutz der Patienten, Klienten und Bewohner als auch dem Schutz unserer Mitarbeiter.

Korruptionsprävention

Für Vitos sind Kooperationen mit externen Partnern notwendig und wünschenswert. Gleichzeitig wollen wir gewährleisten, dass wir dabei frei von unlauteren Einflüssen handeln. Wir wollen einen Korruptionsverdacht und das damit einhergehende Strafbarkeitsrisiko möglichst ausschließen bzw. zumindest erheblich reduzieren.

Deshalb sind bei Vitos Art und Umfang der Zusammenarbeit mit externen Partnern in bestimmten Fällen begrenzt. Eine interne Dienstanweisung regelt die Details.

Allgemeine Grundsätze
Für alle Formen der Zusammenarbeit halten wir stets diese vier Grundprinzipien ein:

  1. Trennungsprinzip
  2. Transparenz-/Genehmigungsprinzip
  3. Dokumentationsprinzip
  4. Äquivalenzprinzip


Verträge über Klinische Studien/Anwendungsbeobachtungen
Vitos beteiligt sich nur an klinischen Studien, wenn

  • die begründete Aussicht besteht, dass von der Studie ein besonderer wissenschaftlicher Nutzen ausgeht oder
  • eine Verbesserung der medizinischen Behandlung für seine Patienten und Klienten zu erwarten ist.

Anwendungsbeobachtungen werden durch den Vitos Konzern nur unterstützt, wenn

  • der an der Anwendungsbeobachtung interessierte Prüfarzt einen besonderen wissenschaftlichen Nutzen oder
  • eine erwartete Verbesserung der medizinischen Behandlung für die Vitos Patienten und Klienten nachvollziehbar darlegen kann.

Die Durchführung klinischer Studien und die Unterstützung von Anwendungsbeobachtungen bedürfen vorab einer rechtlicher Prüfung durch die Vitos Compliance-Beauftragte und der Genehmigung der jeweiligen Geschäftsführung. Zusätzlich bewerten vorab der Fachbeirat und die zuständige Ethik-Kommission das Vorhaben.

Sponsorverträge zu Werbezwecken
Vitos trägt grundsätzlich alle Kosten für die Durchführung wissenschaftlicher Tagungen, Kongresse, Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen oder Fachmessen selbst. Dies schließt meistens die vollständige oder teilweise Finanzierung durch externe Partner aus. Ausnahmen von diesem Grundsatz regelt eine interne Dienstanweisung.

Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen
Entscheidungen zur Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen dürfen nicht von sonstig bestehenden Dienstleistungsbeziehungen mit externen Partnern abhängig sein bzw. beeinflusst werden. Sie müssen sich ausschließlich nach vergaberechtlichen, qualitativen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten richten.

Spenden
Vitos kann grundsätzlich Spenden annehmen.

Aus Unabhängigkeitsgründen nimmt Vitos jedoch weder direkt noch indirekt Spenden von externen Unternehmen an, wenn

  • der begründete Verdacht bestehen könnte, dass sie Beschaffungs- oder Behandlungsentscheidungen beeinflussen könnten oder
  • sie aus Umsatzgesichtspunkten gewährt werden.

Vitos darf Spenden nur zum Zwecke der Forschung und Lehre, zur Verbesserung der Gesundheits- oder Patienten-/Klientenversorgung, zu Aus-, Fort- und Weiterbildungszwecken oder für mildtätige Zwecke annehmen.

Möchte Vitos seinerseits spenden, ist das nur zulässig, wenn diese Spenden gemeinnützigen/mildtätigen Zwecken dienen. Die Spenden dürfen nicht zu mittelbaren oder unmittelbaren Vorteilen für Vitos Mitarbeiter oder deren Angehörigen führen.

Kontakt mit Vertretern von Pharmafirmen
Die Auswahl von Arzneimitteln erfolgt ausschließlich über die Vitos Arzneimittelkommission.

Pharmavertreter können von Klinikdirektoren oder in Absprache mit diesen in Vitos Kliniken eingeladen werden. Dort können sie über neue wissenschaftliche Erkenntnisse oder Produkte informieren. Ein Austausch mit Pharmareferenten ist somit nur auf Einladung von Vitos gestattet.

Annahme von Belohnungen und Geschenken
Die Annahme von Belohnungen und Geschenken durch Vitos Mitarbeiter ist grundsätzlich ausgeschlossen. Ausnahmen sind Geschenke mit offenkundig geringem Wert von bis zu 10 Euro. 

Einkaufs- und Vergabeentscheidungen

Entscheidungen über die bei Vitos zu beschaffenden Produkte (Arzneimittel, Medizinprodukte, medizintechnische Geräte, etc.) und Dienstleistungen werden

  • unter Einbeziehung der zuständigen Fachgremien, wie z. B. Artikelkommissionen oder Arzneimittelkommissionen
  • durch die „Lead-Buyer“ des Vitos Zentraleinkaufs oder
  • durch die zuständigen operativen Einkäufer in den Vitos Gesellschaften
  • im Rahmen von festgelegten Zuständigkeiten und
  • unter Beachtung vergaberechtlicher Vorgaben

getroffen.

Vertraulichkeit und Umgang mit Betriebsgeheimnissen

Vitos Mitarbeiter sind bei sämtlichen vertraulichen Angelegenheiten des Unternehmens sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über Patienten, Klienten, Bewohner, Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Sie haben verantwortungsvoll mit Betriebsgeheimnissen umzugehen und dürfen diese nicht dazu verwenden, sich oder anderen einen wirtschaftlichen Vorteil zu verschaffen.

Sämtliche vertrauliche Informationen sind vor unbefugter Einsichtnahme durch Dritte zu schützen.

Die Vitos Compliance-Beauftragten

Für die Umsetzung der Vitos Leitlinie Compliance wurden Compliance-Beauftragte benannt. Sowohl Vitos Mitarbeiter als auch Dritte können sich vertrauensvoll an sie wenden, wenn sie Kenntnis von nicht korrekten Geschäftsvorfällen erlangen.

Juristin Vitos GmbH (Holding)

Tessa Heemeyer

Telefon:
05 61 ‐ 10 04 53 25
E-Mail:
tessa.heemeyer(at)vitos.de
E-Mail 2:
compliance(at)vitos.de

Juristin Vitos GmbH (Holding)

Anja Baumbach-Wilkin

Telefon:
05 61 ‐ 10 04 53 35
E-Mail:
anja.baumbach-wilkin(at)vitos.de
E-Mail 2:
compliance(at)vitos.de

Externe Ombudsperson

Kontakt

Tautphäus

Arno Tautphäus

Telefon:
01 51 ‐ 51 56 94 30
E-Mail:
ombudsperson(at)vitos.de

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