Sehr geehrte Bieterinnen und Bieter,

in Zusammenhang mit der Durchführung von Vergabeverfahren erheben wir Ihre personenbezogenen Daten. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Nach der DSGVO sind wir dazu verpflichtet, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte zu informieren. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informiert sind, nehmen Sie bitte die nachstehenden Informationen zu Kenntnis.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Die Datenschutzhinweise gelten für alle Vitos Gesellschaften. Datenschutzrechtlich verantwortlich ist diejenige Gesellschaft, die das Vergabeverfahren durchführt. Die Kontaktdaten finden Sie hier auf unserer Website. 

2. Wie lauten die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten?

Bei Fragen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Gesellschaft wenden. Die Kontaktdaten finden Sie hier auf unserer Website.

Übergeordnete Ansprechpartnerin für den Datenschutz im Konzern ist die Konzerndatenschutzbeauftragte, erreichbar unter datenschutz(at)vitos.de.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet, um die Durchführung von Vergabeverfahren zu ermöglichen. Vorliegend werden Ihre Daten zum Zwecke der Vergabe öffentlicher Aufträge verarbeitet. Die Vergabestelle der jeweiligen Vitos Gesellschaft hat dabei das geltende Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie das Hessische Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) in der jeweils gültigen Fassung. Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von § 3 HDSIG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Bei der Teilnahme einer Ausschreibung der jeweiligen Vitos Gesellschaft werden – je nach Ausschreibungsunterlagen – nur folgende Daten von Ihnen bzw. Ihren Beschäftigten erhoben, verarbeitet und genutzt, die öffentlich zugänglich sind und/oder uns im Rahmen des Vergabeverfahrens von Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Das sind insbesondere:

• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Unternehmen, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt:
  • Anrede, Name, Vorname (von Ansprechpartnern)
  • Anschrift
  • Telefonnummer (Festnetz und / oder Mobil)
  • gültige E-Mailadresse(n)
• Daten zur wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen Leistungsfähigkeit
• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Unternehmens (u.a. Berufsqualifikation, Berufspraxis, Mitarbeiterstruktur)
• Vertragsbeziehungen und / oder Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen
• Im Rahmen der Forderung von Referenzen können auch personenbezogene Daten der Beschäftigten der Referenzgeber verarbeitet werden, insb. Kontaktdaten der konkreten Ansprechpartner

5. Wer erhält Ihre Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden – bei bestehender Rechtsgrundlage und nur soweit erforderlich – weitergegeben an:

Intern:

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der jeweiligen verantwortlichen Vitos Gesellschaft, insbesondere der an dem Vergabeverfahren beteiligten Fachbereiche

Extern:

• Bundeskartellamt zur Einholung von Wettbewerbsregisterauskünften gem. § 6 WRegG
• Auskunft Wettbewerbsregister: Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30.000,-Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einholen
• Bundeszollverwaltung zur Einholung von Auskünften
• Unterlegene Bieter sind gemäß § 134 GWB i.V.m § 62 Abs. 1 (bzw. gemäß § 46 Abs. 1 UVgO auf Antrag) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten
• Industrie- und Handwerkskammern zur Einholung von Auskünften betreffen Eignung / Befähigung
• Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen
• Sicherheits- und Ordnungsbehörden zur Überprüfung bewachungsrechtlicher Voraussetzungen
• Gerichte im Falle von Klagen
• Auftragsberatungsstelle Hessen e. V. im Rahmen der elektronischen Abwicklung des Vergabeverfahrens

Des Weiteren können im Rahmen von Vergabeverfahren extern beauftragte Dritte (z.B. Architekten, Ingenieure, Projektsteuerungen sowie sonstige Berater/innen) beteiligt sein, z. B. im Rahmen der Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die beteiligten externen Dritte werden von den ausschreibenden Stellen auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt oder eine als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienende Einwilligung widerrufen wird, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Eine weitere Speicherung kann z. B. dann rechtmäßig und erforderlich sein, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist (diese beträgt für Angebote in der Regel 10 Jahre) abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

7. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?

Die Daten stammen entweder von Ihnen, indem Sie uns diese öffentlich zugänglich machen, oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere Impressum auf der öffentlich zugänglichen Homepage sowie dem Angebot des Bieters.

8. Wieso müssen Sie Ihre personenbezogenen Daten bereitstellen und welche Konsequenzen ergeben sich aus der Nicht-Bereitstellung?

Wir benötigen Ihre Daten, um die Vergabeverfahren durchzuführen. Sofern Sie Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen, ist es nicht möglich, dass Sie am Verfahren teilnehmen.

9. Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland?

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Stellen in Drittstaaten oder an internationale Organisationen übermittelt.

10. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). Ferner steht Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). 

Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO

Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n wenden.

Weitere Datenschutzinformationen von Vitos finden Sie hier auf unserer Website. 

11. Sonderfall automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten, noch nutzen wir vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO.

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