Datenschutzinformationen zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Informationen bzgl. der elektronischen Patientenakte (ePA) in der ab 15.01.2025 geltenden Fassung („ePA für alle“) (gemäß §§ 346, 347, 348 SGB V)

Nur für gesetzlich versicherte Patienten und Patientinnen

Sehr geehrte Patientin, sehr geehrter Patient,

Sie haben eine elektronische Patientenakte von Ihrer gesetzlichen Krankenversicherung. Dann sind wir gesetzlich verpflichtet, Daten aus Ihrer aktuellen Behandlung in Ihre elektronische Patientenakte (ePA) einzustellen. Das sind Befundberichte zu aktuellen Untersuchungen und Therapien, die wir bei Ihnen durchgeführt haben. Das sind Laborbefunde, aber auch Arztbriefe, die wir an Ihre mitbehandelnden Ärztinnen und Ärzte schicken. Weitere Daten aus Ihrer aktuellen Behandlung stellen wir auf Anfrage für Sie ein, wenn sie uns elektronisch vorliegen und von unserer Einrichtung erhoben wurden. Die ePA ist eine Akte, die alleine Ihrer Verantwortung unterliegt. Dies bedeutet, dass alleine Sie darüber entscheiden, ob Informationen in Ihrer ePA gespeichert werden, wer diese einsehen und darauf zugreifen darf und ob Informationen gelöscht werden.

Speicherung besonders wichtiger Informationen, es sei denn, Sie widersprechen
Sofern Sie bereits eine ePA nutzen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir werden einige Informationen Ihrer aktuellen Behandlung, die besonders wichtig sind, in Ihrer ePA speichern. Dazu müssen Sie uns nicht auffordern. Wir erledigen dies automatisch für Sie. Dies betrifft unter anderem folgende Informationen Ihres aktuellen Aufenthalts bzw. Ihrer aktuellen Behandlung bei uns:

• Daten zu Laborbefunden,
• Befundberichte aus bildgebender Diagnostik,
• Befundberichte aus ärztlichen Untersuchungen und Maßnahmen und
• Entlassbriefe/Arztbriefe
• (Voraussichtlich ab Mäörz 2026): elektronischer Medikamentenplan

Dasselbe gilt, wenn uns Informationen aus vorangegangenen Behandlungen in unserer Einrichtung vorliegen und es uns im Hinblick auf Ihre weitere medizinische Versorgung als sinnvoll erscheint, diese ebenfalls in Ihrer ePA zu speichern.

Sollten Sie eine Übermittlung und Speicherung dieser Informationen in Ihrer ePA nicht wünschen, werden wir diese selbstverständlich nicht vornehmen. 
Bitte teilen Sie uns dies mit! Vielen Dank! 

Übermittlung und Speicherung weiterer Informationen in die ePA auf Ihren Wunsch
Sollten Sie wünschen, dass über die oben genannten Informationen hinaus weitere Informationen in Ihrer ePA gespeichert werden, teilen Sie uns dies bitte mit! Sofern wir diese Informationen im Rahmen Ihrer aktuellen Behandlung erheben und elektronisch verarbeiten, werden wir auch diese in Ihrer ePA speichern. Gesetzlich festgelegt sind unter anderem:

• Daten aus Disease-Management-Programmen
• eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie)
• Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
• Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen
• Kopie der vom Arzt oder Psychotherapeuten geführten Behandlungsdokumentation

Elektronische Notfalldaten
Auch elektronische Notfalldaten können, sobald dies technisch möglich ist, auf Ihrer ePA gespeichert werden. Sollten wir Informationen Ihrer Notfalldaten im Rahmen Ihrer aktuellen Behandlung ändern, werden wir auch die auf Ihrer ePA gespeicherten Notfalldaten ändern. 

Elektronischer Medikationsplan (voraussichtlich gültig ab März 2026)
Sollte ein Medikationsplan auf Ihrer ePA gespeichert sein und ändern wir Informationen Ihres Medikationsplans im Rahmen der aktuellen Behandlung, werden wir auch die geänderten Informationen auf Ihrer ePA speichern.

Voraussetzungen für die Befüllungspflicht
Wir sind nur verpflichtet, die geforderten Daten einzupflegen, wenn:

• der Arzt oder Psychotherapeut die Daten selbst erhoben hat.
• die Daten aus der aktuellen Behandlung stammen.
• die Daten in elektronischer Form zur Verfügung stehen.
• Kein Widerspruch von Ihnen vorliegt – weder gegen die ePA insgesamt noch gegen das Einstellen des jeweiligen Dokuments durch uns. 

Recht auf Widerspruch, Löschung oder Beschränkung 
Wir möchten Sie außerdem darüber informieren: Sie haben das Recht zum Widerspruch. Das ist gut zu wissen, vor allem wenn es um besonders sensible Informationen geht. Das sind insbesondere Daten bei psychischen Erkrankungen, sexuell übertragbaren Infektionen und Schwangerschaftsabbrüchen. Sollten Sie eine Übertragung dieser Daten in Ihre elektronische Patientenakte nicht wünschen, sprechen Sie uns bitte an. 
Außerdem können Sie alle Informationen, die in Ihrer ePA gespeichert sind bzw. die von uns eingetragen wurden, selbst löschen.

Statt einer Löschung können Sie auch die Bearbeitung bzw. Lesbarkeit beschränken. Eine „Beschränkung“ bietet den Vorteil, dass die Informationen in Ihrer ePA gespeichert und von Ihnen genutzt werden, aber nicht von allen bzw. nur von Ihnen gesehen werden können. Sie alleine entscheiden darüber, ob nur Sie alle Informationen sehen oder für wen welche Informationen sichtbar sind. Diese Einstellung können Sie über Ihr Smartphone, Ihren PC, Laptop o.ä. selbst vornehmen.

Später sichtbar gemachte Dokumente
Sollten Informationen Ihrer ePA zum Zeitpunkt der Aufnahme in unserer Einrichtung für uns nicht sichtbar sein, da unser Zugriff beschränkt ist, weisen wir auf Folgendes hin: Sollten für uns zum Zeitpunkt der Aufnahme nicht sichtbare Informationen zu einem späteren Zeitpunkt für uns sichtbar gemacht werden, erhalten wir darüber keine Benachrichtigung und können diese daher nicht im Behandlungsprozess berücksichtigen. 

Für weitere Fragen steht Ihnen Ihre Einrichtung gerne zur Verfügung.

Ihr Behandlungsteam

Für privat versicherte Patientinnen und Patienten:

Sehr geehrte Patientin, sehr geehrter Patient,

diese Informationen betreffen Sie nur, wenn Sie privat versichert sind und sich für eine elektronische Patientenakte (ePA) Ihrer privaten Krankenversicherung entschieden haben bzw. eine ePA aktuell anlegen möchten und hierfür eine elektronische Gesundheitskarte Ihrer privaten Krankenversiche-rung erhalten haben. Die ePA ist eine versichertengeführte Akte. Dies bedeutet, dass Sie bestimmen, ob Dokumente und Daten in Ihrer ePA gespeichert werden, wer diese Daten mit ihrer Einwilligung einsehen und verarbeiten darf und ob Dokumente und Daten ge-löscht werden. Privat krankenversicherte Patienten fallen grundsätzlich nicht unter das SGB V, welches nur für GKV-Patienten gilt. Gleichwohl wird die ePA gleichermaßen für gesetzliche und privat Krankenversicherte zur Verfügung stehen.

Insofern möchten wir Sie über nachfolgende Möglichkeiten informieren, § 352 Abs. 2 / § 353 SGB V.

Zugriff auf Ihre ePA nur mit Ihrer Einwilligung
Nach § 352 Abs. 1 SGB V dürfen wir auf Ihre ePA-Daten nur mit Ihrer Einwilligung zugreifen. In der Regel schalten Patienten im Vorfeld einer Behandlung die entsprechende Einrichtung für den Zugriff auf Ihre ePA-Daten mit dem eigenen Smartphone frei und erteilen damit ihre Einwilligung. Haben Sie dies noch nicht getan und möchten uns den Zugriff freischalten, besteht die Möglichkeit, dies hier bei uns zu erledigen. Sofern Sie dies an unserem Kartenterminal erledigen möchten, müssen wir Sie nach § 362 Abs. 1 SGB V in Verbindung mit § 352 Abs. 2 SGB V allerdings vorab darauf hinweisen, dass eine Freischaltung hier vor Ort nicht die gleichen Möglichkeiten bietet wie etwa über Ihr Smartphone. Über Ihr Smartphone haben Sie mehr Möglichkeiten. Sie können einzelne Dokumente oder auch Gruppen von Dokumenten freischalten, also genauer bestimmen, welche Dokumente wir einsehen dürfen. Über unser Kartenterminal ist eine Freigabe in dieser Genauigkeit leider technisch nicht möglich. Hier kann nur eine Freigabe auf Kategorien von Dokumenten, insbesondere medizinische Fachgebietskategorien, erfolgen. Wir bitten Sie, dies zu bedenken! Für Ihre optimale Behandlung sind alle Daten wichtig, auch die Daten aus Ihrer ePA. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.