Gastgeber Stephan Köhler, Geschäftsführer von Vitos Rheingau, hatte in den Kalmenhof eingeladen. Nach der Begrüßung übergab er die Gesprächsführung an Gerhard Krum, der als ehemaliger Bürgermeister von Idstein, Beiratsmitglied von Vitos Teilhabe (früher Vitos Kalmenhof) und stellvertretender Vorsitzender des Fördervereins „Freunde des Kalmenhofs“ mit der Materie hervorragend vertraut ist.

Mitglieder des Gremiums sind neben Bürgermeister Christian Herfurth, die Fraktionsvorsitzenden der in der Stadtverordnetenversammlung vertretenen Parteien oder von diesen benannte Stellvertreter: Roland Hoffmann (FDP), Sven Hölzel (SPD), Andreas Ott (FWG), Peter Piaskowski (CDU) und Jürgen Schmitt in Vertretung von Anke Reineke-Westphal (Die Grünen). Weiter gehört der langjährige Stadtverordnetenvorsteher Thomas Zarda dem Gremium an. Vitos Rheingau hat außerdem Edeltraud Krämer, die Geschäftsführerin der Vitos Teilhabe gGmbH, Dr. Jan Erik Schulte, Leiter der Gedenkstätte Hadamar, die Publizistin Martina Hartmann-Menz, Eberhard Kriews und nicht zuletzt Pfarrer Kirsten Brast in das Gremium geladen.

In der ersten Sitzung ging es zunächst um die Zielsetzung des Gremiums, das, wie Gerhard Krum betonte, empfehlenden Charakter habe; er wünsche sich eine intensive Diskussion, an deren Ende ein Vorschlag stehe, wie das Krankenhaus-Gebäude sinn- und respektvoll zu nutzen sei.
Die nächsten beiden Termine wurden für Januar und Februar 2017 vereinbart. Bis dahin sollen – soweit das möglich ist - offene Detailfragen zum Gelände und zur Geschichte des Krankenmordes in Idstein geklärt werden.